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加評論、改文字!Adobe Acrobat 五個使用小貼士加快 PDF 協作效率

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PDF 一直以來都是主要的文件檔案類型,但傳統的處理方式未能提升工作效率,尤其在現時在家工作成為主流下,就更需要精明的協作方式。如果你是 Adobe Acrobat 的用家,就快來試試以下 5 個小貼士吧!

1. 在同一雲端空間協作 PDF 檔案

Adobe 已提供免費的線上 PDF 轉檔功能,支援 Microsoft Word、Excel、PowerPoint、Google 檔案等,但 Adobe 指,用戶亦可以登入,從而把檔案上載至 Adobe 的雲端空間,方便多人共同協作。

使用線上工具瞬間將 Microsoft Word、Excel、PowerPoint、Google 檔案或其他檔案類型轉存為 PDF。如選擇登入,可上傳至雲端,以更多的方式與他人協作。

2. 一條連結瀏覽最新版本 PDF 檔案

上載檔案至雲端後,用戶更可生成連結,讓多個審核者在無需下載應用程式或登入 Adobe 賬戶的前提下,在任何裝置及瀏覽器閱覽檔案,而且確保所有成員均在瀏覽最新版本的檔案。

按下共用按鈕,即將檔案上傳至雲端並建立連結。

3. 評論功能實時溝通

我們使用 Microsoft Word 時會在右邊加上評論,但其實 PDF 文件亦可。在 Acrobat,作者及審閱者均可在檔案內提出問題、添加內容,甚至製作待辦清單,甚至使用螢光標示、註解和標註工具新增注釋,或使用手繪工具添加線條、繪畫圓形或其他形狀,助其他成員更易懂得評論內容。

團隊成員均可在瀏覽器內開啟連結,以添加評論並實時回覆其他評論

4. 快速添加內容

很多時我們都希望直接編輯 PDF 的文字,而在線上的 Acrobat,用戶只需按下「編輯 PDF」即可直接編輯檔案內的文字、圖像或其他類型的檔案,毋須重新把檔案轉成 Office 等。用戶亦可以合併檔案,將多個 PDF 或不同類型的檔案合併為一個 PDF 檔案,方便日後管理及使用。

要注意的是,只有付費訂閱 Adobe Acrobat DC 的用戶方能編輯 PDF 檔案,但考慮坊間能夠輕易且美觀地編輯 PDF 檔案的服務並不多,這筆金額可當是買個方便了。

開啟包括編輯文字及組織頁面在內的編輯功能。

5. 手機拍攝即變 PDF

我們現在更傾向使用智能手機拍攝文件後分享,但多數只是圖像格式,不過透過 Adobe Scan 便可把任何紙本文件轉換為 PDF,隨後透過 Acrobat 應用程式打開包含掃描影像的 PDF,並點擊「編輯 PDF」,Acrobat 便會自動應用光學字元識別 (OCR),將掃描的文件轉換為可編輯的、可搜尋的 PDF 副本,同時保留原始文件的外觀。

使用免費的 Adobe Scan 流動應用程式即可將任何紙本文件轉換為 PDF

其他功能

Adobe Acrobat 尚有更多功能,包括壓縮 PDF、加密 PDF 等。Adobe 亦有推出 Google Chrome 的外掛功能方便 G Suite 用戶在瀏覽器為 PDF 檔案加上注釋、標記、填寫和簽署內容。

用戶可免費使用 Adobe Acrobat Reader 或 Acrobat 線上服務進行不同 PDF 協作,但如果要編輯 PDF 檔案,就只能透過收費的 Adobe Acrobat DC 訂閱計劃了。用戶可享受 7 日免費試用,而正式月費為HK$108.00 (每月繳費年度計劃/ Acrobat Pro DC 版本)或 HK$188.00(月繳型計劃/ Acrobat Pro DC 版本)

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