企業過度依賴紙本文件,逾半亞太銷售專業人員曾因錯誤問題反複修訂文件

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研究報告科技新聞

去年的遙距工作浪潮重塑了銷售團隊與現有和潛在客戶互動的方式。雖然數碼轉型和虛擬會議讓他們得以在新冠肺炎肆虐期間保持銷售過程溝通順暢,但缺少面對面接觸、數碼互動日增亦意味著客戶的期望已與以往截然不同。

(新聞稿)

Adobe 早前委託 Forrester Consulting 進行研究,探討亞太區團隊如何利用數碼文檔和電子簽名推動業務成果。報告有三點發現:首先,亞太區銷售團隊正將其文檔流程數碼化,但對紙本的依賴程度仍然很高;其次,文檔流程數碼化,以及將傳統線下渠道轉化為線上渠道,有助提升客戶體驗;最後,使用數碼文檔流程的企業擁有更短的銷售週期及更理想的收益。

Adobe 亞洲區數碼媒體企業業務董事總經理黃耀輝認為:「傳統純線下活動的互動模式已不再復見,取而代之的是實體與數碼互動的混合,即將銷售過程中的線下客戶關係與數碼轉型帶來的工作效率提升相融合。企業應重整數碼化策略,協助員工維持生產力及有效協作,從而提升營運效益。銷售專業人員亦需致力提升數碼互動的能力。」

將傳統線下的銷售渠道轉化至線上渠道,更可讓銷售人員專注在客戶關係,減少重複性的行政工作。數碼文檔和電子簽名可在這些領域發揮關鍵作用,不僅有助提高銷售團隊的效率、減少用於行政工作的時間,還可協助企業在混合工作環境中加快銷售週期,從而提高利潤。

「撕去」紙本流程

數碼文檔流程於亞太區的採用率依然偏低,更呈下降趨勢。

圖一:數碼文檔流程於亞太區的採用率依然偏低,更呈下降趨勢。

此研究另發現,亞太區約三分之二 (64%) 的銷售專業人員仍須將系統中早已存在,諸如客戶、產品資訊等資料手動輸入至文檔,拖慢工作效率。紙本流程不僅延遲銷售週期,逾半 (58%) 受訪者更曾因錯誤問題不得不反複修訂文件,不僅降低生產力,更延遲確認收款,近半 (47%) 亞太區銷售決策者曾經歷簽名延誤及在索取簽名時的排序遇到阻礙。

將系統中早已存在的資料手動輸入至文檔,以及反複修訂文件被認為是紙本文檔流程的兩大主要弊病。

圖二:將系統中早已存在的資料手動輸入至文檔,以及反複修訂文件被認為是紙本文檔流程的兩大主要弊病。

數碼化文檔流程

從業務角度看,端到端數碼流程令人員可更輕鬆地協作,確保文檔擁有較高的安全性,並提高整體生產力。更重要的是,它可簡化企業的行政工作,更切合客戶的需求。文檔工作流程和工序中存在大量業務的溝通與互動,因此也有很大的提升效率的空間。比方說,電子簽名將簽署合同所需的時間減半,同時消除跨部門協作中的低效問題,並可以緩解 IT 團隊的壓力。

數碼文檔和電子簽名還可以降低安全與私隱風險。此研究顯示,40% 的亞太區受訪者難以確保紙本文檔的安全性和機密性。數碼文檔解決方案則可讓銷售團隊加密、以密碼保護並僅與需要簽名的人士共享文檔。

逾半受訪者認同數碼文檔能加快文檔工作流程及改善在混合工作環境下的協作。

圖三:逾半受訪者認同數碼文檔能加快文檔工作流程及改善在混合工作環境下的協作。

展望未來,亞太區企業必須加快從紙本過渡到數碼流程的速度,將重心從交易轉為以客戶體驗旅程為本的思維,從而推動企業創新和盈利能力。黃耀輝認為,未來的關鍵將會是採取結合高效數碼流程與線下客戶關係的全渠道銷售策略。

此外,投資在數碼化文檔流程亦將為企業帶來即時和長遠的優勢,除了保持業務彈性,協助人員在全新的混合工作環境中工作,亦能讓企業增強競爭力、敏捷度和生產力。

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